Tradizionalmente, ci si aspetta dal giurista che intervenga su questioni normative, ma oggi in un mondo interconnesso, i direttori legali devono far fronte a nuovi requisiti. Il loro posto in azienda viene reinventato e viene chiesto loro di diventare veri e propri partner commerciali.
L'ufficio legale oggi occupa un posto di rilievo nell'azienda ed è coinvolto nelle decisioni strategiche. Questa è una posizione alla quale sono abituati i settori delle vendite o marketing, molto meno i giuristi, che dovrebbero invece essere in grado di contribuire alla crescita dell'azienda dimostrando il loro valore aggiunto. Ma come dimostrarlo questo valore aggiunto? La risposta in questo articolo.
Perché misurare le prestazioni del dipartimento giuridico?
Allo stesso modo delle funzioni “business” dell'azienda, abituate a misurare tutte le loro azioni, i giuristi dovrebbero definire degli indicatori per misurare la loro performance, i cosiddetti “KPI” (per “key performance indicator”), criteri utilizzati generalmente per determinare le prestazioni di un'organizzazione.
A prima vista spaventosi, questi indicatori sono spesso considerati, a torto, strumenti di monitoraggio e / o inadatti alla tipologia della funzione giuridica. Tuttavia, se implementati correttamente, i KPI si dimostrano una reale risorsa, anche per noi giuristi.
I KPI messi in atto in modo intelligente aiutano a inviare un messaggio chiaro ed equo. Con questi indicatori, rendiamo accessibili i risultati del dipartimento legale e la sua importanza per l'azienda. Questi dati daranno anche luogo ad azioni. L'obiettivo è estrarre informazioni e trarre conclusioni utili sia per le varie equipe che per le loro missioni quotidiane.
💡 1a difficoltà: va tenuto presente che questo lavoro di misurazione deve essere effettuato nel tempo. Devi avere punti di confronto per rendere efficaci questi dati. Concediti il tempo necessario affinché i tuoi indicatori maturino e confrontali con i dati del mese o dell'anno precedente. Ci saranno inevitabilmente evoluzioni, variazioni, che saranno importanti per la tua interpretazione finale.
Questi indicatori evidenziano l'attività dei professionisti e soprattutto i benefici che portano all'azienda. Consentono di misurare le prestazioni di un reparto e la sua idoneità rispetto agli obiettivi dell'azienda, per guidare le azioni dal punto di vista giuridico al fine di realizzare la strategia. Senza questi dati, è difficile per i vari reparti dell'azienda valutare l'impatto sul business dell'ufficio legale.
Definire i KPI in base agli obiettivi
Come per qualsiasi progetto che desideri sia affidabile ed efficiente, devi iniziare fissando degli obiettivi. Se sei il promotore del progetto devi chiederti: "Per quali ragioni sto cercando di valutare e misurare l'attività del dipartimento legale?". Ad esempio: "Perché ho l'impressione che l'attività del mio gruppo di lavoro non venga riconosciuta a sufficienza ..." Bisogna saper far parlare i numeri dopo averli ottenuti, evidenziandoli in relazione agli obiettivi dell'azienda. Considera i destinatari e il messaggio da trasmettere con molta attenzione. I dati saranno diversi a seconda dell'angolo di misurazione e del pubblico con cui stai parlando. Esempio: le aspettative della direzione generale e quelle del marketing non sono le stesse. Stabilisci poi i tuoi obiettivi in relazione alla strategia aziendale:
• Redditività delle missioni
• Produttività del team
• Andamento delle spese, delle esternalizzazioni
• Coerenza tra ufficio legale e azienda
Rivela la funzione strategica del tuo ufficio legale
Quali criteri dovrebbero essere utilizzati per valutare la performance delle missioni? Degli esempi:
• La percentuale di completamento di un progetto
• Il numero di contratti stipulati
• Il numero di contratti in fase di negoziazione
• Il numero di controversie gestite dall'ufficio legale
• La differenza tra l'importo richiesto in caso di contenzioso e quello a cui la società è effettivamente condannata
• Transazioni negoziate
• Reattività rispetto alle domande interne
Questo elenco (non esaustivo) di indicatori farà luce sull'attività dell'ufficio legale e sulle sue conseguenze finanziarie per l'azienda.
Evidenzia il tuo lavoro e quello del tuo team
Oltre a un problema di prestazioni, c'è un problema gestionale. I KPI diventeranno la dashboard del team legale per misurare la sua attività quotidiana. Con dati quantificati si dovrebbe riuscire a provare l'adeguatezza all'attività dell'azienda e dare una panoramica dello stato di avanzamento dei progetti e del loro "stato di salute". L'obiettivo è identificare i punti deboli e migliorarli.
Tuttavia, data la natura dell'attività giuridica, è essenziale non limitarsi a criteri quantitativi! I criteri quantitativi non rivelano pienamente le prestazioni dell'ufficio legale, per questo i KPI devono essere messi in prospettiva con criteri qualitativi.
💡 2a difficoltà: i KPI vanno adattati rispetto al settore giuridico: evita di fare affidamento su numeri grezzi. Le percentuali ti permettono di essere ancora più chiaro ed equo. Incrocia i tuoi dati con altri criteri, che non devono per forza essere quantitativi. Esempio: il livello di difficoltà di un progetto, vincoli normativi ... Le competenze trasversali non possono essere misurate, ma oggi sono fondamentali. Chiedete al personale operativo il grado di soddisfazione nella collaborazione con i giuristi: rendono accessibili le informazioni? Sono sufficientemente reattivi? Stanno rispondendo alle richieste?
Incrociando questi diversi indicatori, avrai un duplice beneficio: un aiuto nella gestione del dipartimento legale e una carta vincente nella promozione della sua attività.
Daisy Boscolo Marchi