Compliance Officer e Legal Officer non sono la stessa cosa. Si tratta di attività diverse, anche se legate da un fil rouge. Tuttavia, non è da escludere che entrambe possano essere svolte da un giurista. Zoom sul rapporto, le differenze e la complementarità tra la Compliance e il Legal nelle aziende.
Per comprenderne il rapporto, è necessario riprendere il concetto di compliance. La compliance in sostanza è il risultato della conformità . Chi si occupa di compliance deve andare al di là del diritto e dei regolamenti, in una prospettiva di integrazione della RSE (Responsabilità Sociale dell'Azienda), la questione della diversità , dell'inclusione e della vita sociale dell'azienda.
Un punto fondamentale: un'azienda può essere conforme, ma se non è in grado di provarlo l'essere conforme "sulla carta" non sarà sufficiente. Se si verifica un rischio, e non siamo in grado di provare gli sforzi che l'azienda ha messo in atto per evitarlo, la responsabilità del Compliance Officer sarà comunque messa in causa.
Questo significa che è importante favorire un corretto approccio alla compliance in azienda. Ma come?
Possiamo dividere il processo in 3 tappe:
• Instaurare delle vere e proprie politiche di compliance;
• Comunicare le politiche all'insieme del personale ed in particolare ai manager relativi ad ogni settore;
• Essere in grado di dimostrare ad ogni momento la volontà del personale di rispettare queste politiche e soprattutto gli sforzi fatti.
Alcune idee:
• Far firmare un foglio di presenze durante le formazioni del personale su tematiche compliance;
• Inviare notifiche o e-mail ai membri dell'azienda che non hanno seguito la formazione, con documenti allegati riassuntivi;
• Conservare le e-mail inviate come allerta rispetto a soggetti sensibili;
• Fare un resoconto mensile o trimestrale che implichi il management, così da poter provare che tutta l'equipe è impregnata della cultura di compliance.
Quindi, che relazione tra il Compliance Officer e la direzione giuridica?
Dopo questo excursus sulla definizione di compliance, come possiamo riassumere il suo rapporto con il Legal Manager o la direzione giuridica? Se Compliance Officer e giurista non sono lo stesso mestiere, non è da escludere che le due funzioni possano essere tenute dalla stessa persona in azienda, soprattutto se piccola o media.
Resta un dato di fatto: nella maggior parte delle aziende, la funzione che meglio si presta a impostare un programma di compliance è la funzione giuridica, questo perché:
• I giuristi sono molto attenti al rischio, e hanno spesso una visione a 360° della vita aziendale;
• Il giurista ha poi per formazione uno spirito di integrità e rigore;
• Per le due caratteristiche qui sopra, il giurista deve saper dire no.
Compliance Officer e Legal Officer sono dunque due mestieri ben diversi, che possono entrambi però essere svolti da un giurista. E sono due attività complementari, perché la riflessione da fare è la seguente: una tematica X oggi forse non rientra nella sfera giuridica, ma tra quanto tempo potenzialmente rientrerà nella sfera giuridica o giudiziaria? Rispondiamoci, e lavoriamo insieme.
Daisy Boscolo Marchi